在正式的机关工作人员，通常会将他们的职务级别分为：正厅级、正科级、副处级五个级别，每个级别又细分为正高级、副高级，而级别等级不同对应级别的资历章编号也不同。在正式录用之后，用人单位会对在职人员进行一次资历章认定，而单位也会为每一位在职人员统一制作一个资历章编号系统。资历章是工资待遇晋级等工作过程中所用的重要资料，也是对其资历、工作年限、业绩以及工作能力的一种认可。资历章一般用汉字书写，也可手写或打印；分为基础级别和基础资历章两种；使用年限为四年至八年的称为中高级（上机试用）、正科级（或副厅级）、中级等其他级别（即初级和中级等其他职级）的资历章，一般不用印章也可手写，如果没有印章则一般为空白。高级职称的级别资格章由各级高级职务资格评委会规定使用说明（名称）及评审办法；一级职称是由主管领导决定使用说明或上级领导批准；二级职称是由主管单位或者同级人力资源社会保障部门会同财政、审计等有关部门根据工作需要审定后使用说明；三级职称是在评委会和上级机关领导下审定使用说明以及批准后，报经本级人事部门批准使用说明；四级职称是在上级单位或同级机关领导下审定使用说明并批准后，由上级组织人事部门和同级主管部门审核确认后使用说明。
职称名称是职称工作中的一个重要信息，是衡量专业技术人员是否具备从事专业技术相关活动能力而评定的等级的重要标志。专业技术人员任职期间所取得的各种知识、能力、业绩、贡献等，都应该载入职称档案。职称作为我国人才评价制度和管理制度的重要组成部分，必须建立和完善。职称名称是对职称系统的正式名称的一个总称。职称的名称可分为正、副高级两个级别。
职称等级按照专业技术工作岗位、职称层次、职务任职条件等因素确定。根据有关规定，专业技术人员职称任职条件分为初级职称、高级职称。中级职称又分为正高级职称、副高级职称。高级职称是对专业技术人员从事某一专业技术工作达到相当水平、达到一定水平的条件和称号，授予相应职业资格的专业技术人员资格。中级职称按专业类别分为：工程系列（包含土木、水利、建筑工程、岩土、建筑安装、市政公用、建筑环境与设备工程）、农业系列，工程系列根据专业技术工作岗位条件设置。
3、使用资历章的条件
资历章必须刻在本人工作职务的相应位置上，并在相应的工作时间内予以登记和上报。如果未进行登记和上报，就会造成管理混乱。所以，每一位在职人员都必须按要求进行刻制，在刻制过程中要保证印有内容准确、文字规范、盖章有序，不能出现任何差错。一般情况下，只要符合以下条件就可以使用资历章：①本人的职务（或职称）类别属于基础级别；②本人工作的任职年限一般为四年至八年；③本人的工作业绩突出；④能够按时完成自己分管的工作并取得好的成绩。另外，对于一些特殊岗位干部而言，还需要注意其任职时间限制：有的人由于其所在部门或者单位、职务级别特殊（如技术人员、专业技术人员等),可以享受由人事部门审批后的特别优待政策和待遇。但对于其他行业或岗位以及专业技术人员而言则不行。